Un dirigeant de TPE qui confie sa communication à un prestataire ou délègue sa gestion interne n'a pas besoin de transmettre son mot de passe Google. La plateforme prévoit une procédure officielle pour ajouter des utilisateurs à une fiche, chacun avec son propre compte et un rôle précis. Cette procédure passe par les paramètres de la fiche, dans le menu « Personnes et accès ».
Comment ajouter un utilisateur à sa fiche ?
La manipulation se fait depuis business.google.com, la page de gestion du profil d'entreprise. Connectez-vous avec le compte qui détient la fiche, puis sélectionnez l'établissement concerné si vous en gérez plusieurs.
Une fois la fiche ouverte, la marche à suivre tient en quelques étapes :
- Cliquez sur les trois points, en haut à droite, puis sur « Paramètres du profil d'entreprise ».
- Ouvrez la rubrique « Personnes et accès ».
- Cliquez sur le bouton « Ajouter ».
- Saisissez l'adresse e-mail de la personne à inviter, celle de son compte Google.
- Choisissez son rôle : propriétaire ou gestionnaire.
- Validez. La personne reçoit un e-mail d'invitation qu'elle doit accepter.
L'accès devient effectif dès l'acceptation de l'invitation. Si la personne cherche comment se connecter à la fiche une fois l'invitation acceptée, elle retrouvera l'établissement dans son propre compte Google Business Profile.
Quels rôles existe-t-il sur Google Business Profile ?
Google distingue trois niveaux de droits. Le propriétaire principal détient la fiche : c'est lui seul qui peut transférer ce titre ou supprimer l'établissement. Les propriétaires secondaires disposent des mêmes droits d'édition et peuvent ajouter des gestionnaires, mais ils ne peuvent pas retirer le propriétaire principal ni supprimer la fiche. Le gestionnaire modifie les informations, publie des actualités et répond aux avis clients, sans pouvoir supprimer la fiche ni gérer les utilisateurs.
Pour un salarié qui met à jour les horaires ou les photos, le rôle de gestionnaire suffit. Pour un prestataire externe, le même choix s'applique : Google confirme qu'il n'est pas nécessaire de partager son mot de passe pour déléguer la gestion d'une fiche. Le rôle de propriétaire secondaire se justifie lorsqu'une personne doit gérer les accès à son tour.
Pourquoi chaque utilisateur doit-il avoir son propre compte ?
Un compte Google se crée gratuitement avec n'importe quelle adresse e-mail. Google documente explicitement que chaque utilisateur doit disposer du sien pour accéder à une fiche sans partage de mot de passe. Cette règle protège le titulaire de la fiche : elle permet de retirer un utilisateur précis sans changer le mot de passe du compte d'origine.
Comment retirer l'accès d'un utilisateur ?
Le retrait passe par le même menu. Dans « Personnes et accès », sélectionnez l'utilisateur concerné puis cliquez sur « Retirer l'accès ». Le retrait prend effet immédiatement.
Deux limites à connaître. Un gestionnaire ou un propriétaire secondaire peut être retiré par le propriétaire principal à tout moment. Le propriétaire principal, lui, ne peut pas être retiré par les autres : il doit d'abord transférer son titre à un autre utilisateur, puis il peut partir. Cette règle évite qu'une fiche se retrouve sans personne pour la détendre.
Comment accepter une invitation reçue ?
La personne invitée reçoit un e-mail de Google contenant un bouton d'acceptation. Elle doit cliquer sur ce bouton en étant connectée au compte Google dont l'adresse a été saisie dans l'invitation. Si elle a plusieurs comptes, elle doit vérifier que le bon est actif au moment de l'acceptation.
Si l'e-mail n'arrive pas, la vérification des spams est le premier réflexe. L'invitation peut aussi expirer, auquel cas le titulaire de la fiche peut la renvoyer depuis le menu « Personnes et accès ». Pour l'utilisateur invité, une fois le compte vérifié, la procédure de connexion au tableau de bord reste identique à celle de n'importe quel titulaire de fiche.
Que faire si l'on a perdu l'accès à sa fiche ?
Le cas le plus courant est la perte de l'identifiant du compte Google qui détient la fiche. Google propose une page de récupération du nom d'utilisateur et du mot de passe, accessible depuis la connexion standard. Si l'établissement a changé de dirigeant ou si l'ancien titulaire est joignable, le transfert du titre de propriétaire principal reste la voie la plus simple.
Si le compte est définitivement inaccessible, la reprise passe par la revendication de la fiche depuis business.google.com. La réclamation est détaillée dans la procédure de vérification pas à pas de la fiche, qui demande de justifier son lien avec l'établissement.
Avant de déléguer l'accès, il faut entrer dans la fiche, et la procédure est détaillée dans la connexion à Google My Business.
Quel rôle donner, et à qui ?
La répartition des rôles demande un minimum de méthode, parce qu'une TPE donne souvent accès à plusieurs personnes dans le temps : comptable, prestataire web, salarié chargé de l'agenda. Trois questions aident à trancher :
- La personne doit-elle modifier la fiche au quotidien ? Si oui, gestionnaire au minimum.
- La personne doit-elle inviter d'autres utilisateurs ? Si oui, propriétaire secondaire.
- La personne est-elle titulaire de l'entreprise ? Si oui, le titre de propriétaire principal lui revient, unique par fiche.
Une bonne pratique consiste à limiter le nombre de propriétaires et à faire passer les intervenants ponctuels par le rôle de gestionnaire. Ce choix simplifie les retraits d'accès, qui ne demandent alors aucun changement de mot de passe. Une fois les rôles attribués, la fiche se gère depuis le tableau de bord Business Profile de chaque utilisateur, chacun avec ses droits. Pour la suite de la gestion au quotidien, la mise à jour des horaires et des informations passe par la manipulation décrite pour modifier sa fiche d'établissement.
Questions fréquentes
Comment donner l'accès à Google My Business à une autre personne ?▾
Connectez-vous sur business.google.com, ouvrez la fiche concernée, ouvrez les paramètres puis « Personnes et accès ». Cliquez sur « Ajouter », saisissez l'adresse e-mail de la personne et choisissez son rôle : propriétaire ou gestionnaire. Elle reçoit un e-mail d'invitation à accepter.
Quelle différence entre propriétaire et gestionnaire sur Google Business Profile ?▾
Le propriétaire principal est le seul à pouvoir retirer des utilisateurs et transférer le titre de titulaire. Un propriétaire secondaire peut gérer la fiche et inviter des gestionnaires. Le gestionnaire modifie les informations et répond aux avis, mais ne peut ni supprimer la fiche ni gérer les accès.
Peut-on retirer l'accès d'un utilisateur sur Google Business Profile ?▾
Oui. Depuis le menu « Personnes et accès » des paramètres de la fiche, sélectionnez l'utilisateur puis « Retirer l'accès ». Le retrait prend effet immédiatement. Le propriétaire principal ne peut pas être retiré par un autre propriétaire, il détient la fiche.
Combien d'utilisateurs peut-on ajouter à une fiche Google Business Profile ?▾
Google ne fixe pas de limite strictement publique pour une fiche classique. En pratique, donnez le rôle de gestionnaire aux personnes qui ont besoin de modifier la fiche et réservez le rôle de propriétaire aux titulaires réels de l'établissement.
Dois-je donner mon mot de passe Google à mon prestataire ?▾
Non. Chaque utilisateur doit disposer de son propre compte Google. L'invitation se fait par e-mail depuis les paramètres de la fiche, sans jamais partager d'identifiant ni de mot de passe.
Vous voulez que quelqu'un s'occupe de cette fiche pour vous ?
Je m'occupe du site, de la fiche Google, des avis et des demandes de devis des entreprises qui se lancent, partout en France. Tout ce que je livre reste à votre nom.
Sources
- Google.com, page consultee pour cet articlesupport.google.com/business/answer/3403100?hl=fr
- Google,centre d'aide Fiche d'établissement,premiers pas, page consultee pour cet articlesupport.google.com/business/answer/7039811?hl=fr
- Google,centre d'aide,modifier sa fiche d'établissement, page consultee pour cet articlesupport.google.com/business/answer/3039617?hl=fr
- Google Business Profile,page produit, page consultee pour cet articlebusiness.google.com/fr/business-profile
- Google,page de connexion à la fiche d'établissement, page consultee pour cet articleaccounts.google.com/ServiceLogin?service=lbc&hl=fr
- France Num,guide Google Business Profile,DGE, page consultee pour cet articlewww.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/communication-et-publicite/referencement/google-business-profile-le-service-de
- Google,aide Workspace,récupérer un nom d'utilisateur, page consultee pour cet articleknowledge.workspace.google.com/admin/support/get-help-with-google-my-business?hl=fr
- Google,Aide Business Profile,page de création, page consultee pour cet articlebusiness.google.com/create